Come ottimizzare la gestione dei documenti aziendali in una PMI

La gestione e l’organizzazione efficace dei documenti aziendali è oggi una delle sfide più importanti per le PMI, soprattutto quando file e informazioni sono distribuiti tra diversi strumenti o dispositivi. In queste condizioni dover gestire quotidianamente una grande quantità di informazioni e dati può trasformarsi rapidamente in un caos con il rischio di perdere dati strategici e tempo prezioso nella ricerca di un file. La strategia migliore quindi per avere tutti i documenti aziendali sempre sotto controllo, è adottare soluzioni digitali basate su cloud.

Gli storage cloud per PMI permettono infatti di raccogliere, organizzare e condividere documenti aziendali in un unico spazio accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Integrare strumenti di firma digitale consente inoltre di completare i processi in modo sicuro e veloce, eliminando la necessità di stampare, firmare e archiviare manualmente i documenti. Questo approccio semplifica la collaborazione tra team, riduce il rischio di errori o duplicazioni e consente di lavorare in modo più rapido e ordinato. Avere tutto sotto controllo significa anche migliorare la sicurezza dei dati e rendere più fluida la gestione quotidiana delle attività.

La gestione dei documenti aziendali è l'insieme dei processi, delle regole e degli strumenti utilizzati da un'impresa per creare, archiviare, tracciare e organizzare i propri documenti o file. Non si tratta semplicemente di salvare un file in una cartella o archiviare una fattura in un faldone, ma di strutturare un vero e proprio flusso di lavoro che renda le informazioni sicure e facilmente reperibili nel momento esatto in cui servono.

Creare, organizzare, archiviare, condividere e proteggere documenti sono le operazioni con cui le aziende hanno a che fare quotidianamente e affrontarle in modo efficace è di vitale importanza per la sopravvivenza stessa dell’azienda, soprattutto in un momento in cui le PMI si trovano a dover gestire volumi di dati senza precedenti. Continuare a utilizzare metodi tradizionali o frammentati comporta inefficienze che rallentano la crescita. Per garantire documenti ben conservati, facilmente accessibili e consultabili è quindi prassi sempre più comune affidarsi ad una gestione documentale digitale.

Strumenti come firme digitali, software e cloud storage progettati per gestire tutto in un unico spazio sul web (e non sulla memoria fisica del proprio computer o dispositivo), snelliscono l’intero processo di gestione documentale grazie all’archiviazione in Cloud, alla condivisione di file e documenti online e all’accesso ai dati da remoto.

Le principali funzionalità di uno storage cloud per PMI sono:

• Sicurezza avanzata grazie a sistemi di crittografia per proteggere i dati e strumenti di controllo degli accessi e dei permessi di condivisione
• Archiviazione e condivisione dei file su tutti i dispositivi connessi a Internet
• Strumenti di collaborazione simultanea su documenti di ogni tipo
• Sincronizzazione automatica che aggiorna istantaneamente le modifiche apportate ai file su tutti i dispositivi associati
• Strumenti di ricerca all’avanguardia, che consentono di impostare le ricerche per tipo di file, proprietario e altre categorie. È possibile anche cercare testo in documenti o immagini scansionate utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition – OCR)

Un cloud storage offre alle PMI soluzioni flessibili, scalabili ed economiche per archiviare, condividere e proteggere i propri dati attraverso strumenti di collaborazione, protezione avanzata e backup continui. La gestione in cloud dei file aziendali porta con sé numerosi vantaggi:

• Migliora l’efficienza operativa, rendendo per esempio i documenti facilmente reperibili quando servono
• È gestibile e scalabile: lo spazio cloud si adatta alle esigenze e ai carichi di lavoro dell’impresa, è possibile infatti aumentare o diminuire la capacità di archiviazione con un clic, pagando solo per ciò che si usa
• È più conveniente rispetto alle tradizionali soluzioni di data storage che richiedono investimenti in infrastrutture hardware e costi di manutenzione. Il cloud storage invece consente alle PMI di pagare solo per l’archiviazione utilizzata
• È accessibile da ovunque e in qualsiasi momento. L'accesso dati da remoto consente a imprenditori e dipendenti di consultare, modificare e approvare i file aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, sbloccando l'operatività anche fuori dal perimetro dell'ufficio
• Riduce il tempo normalmente necessario a ricercare dei documenti. Grazie a strumenti di indicizzazione avanzata, basta inserire una parola chiave per trovare istantaneamente i file di cui si ha bisogno
• Rende i dati tracciabili, permettendo di sapere sempre chi ha modificato un documento e quando
• Abbatte i costi: meno carta stampata, meno toner, meno spazio fisico dedicato agli archivi e zero spese di manutenzione per server aziendali obsoleti
• Evita rischi di conformità assicurando che i documenti vengano conservati nel rispetto della normativa vigente, come il GDPR. La maggior parte dei provider di cloud storage sono in grado di garantire la massima sicurezza dei documenti digitali, grazie all’utilizzo di protocolli di crittografia avanzati, sistemi di autenticazione a due fattori (2FA) e una gestione rigorosa dei permessi di accesso
• Consente di prendere decisioni più consapevoli e informate, basandosi sull’uso dei dati
• Aumenta la produttività aziendale

Implementare una gestione documentale efficiente e proteggere i dati sensibili della propria azienda, richiede infrastrutture solide e un partner strategico d'eccellenza. TIM BUSINESS offre alle piccole e medie imprese una suite completa di Soluzioni Digitali pensate per supportare la crescita e l'efficienza aziendale, come le soluzioni in Cloud pensate per creare uno spazio di lavoro condiviso, sicuro e accessibile ovunque e per comunicare velocemente in tempo reale, condividere documenti e archiviare file e documenti secondo i più alti standard di sicurezza.