Oggi i sistemi di videoconferenza si stanno diffondendo con una certa rapidità tra le aziende, soprattutto per via del processo di digitalizzazione che riguarda ormai tutti i business, piccoli o grandi che siano. Durante la pandemia sono state molte le imprese che si sono affidate in tutto, o in parte, a modelli di smart working, permettendo ai propri dipendenti di lavorare da casa.

I sistemi di videoconferenza rappresentano un mezzo per accrescere l’integrazione tra le diverse forme di comunicazione aziendale e favorire così la unified communication. Le soluzioni offerte dal mercato per il mondo business sono molteplici e consentono riunioni tra più partecipanti “a distanza”, con una serie di vantaggi che vanno da quelli logistici, legati allo spostamento delle persone, ad altri riconducibili alla maggiore efficienza lavorativa.

In questo contesto alcuni strumenti spiccano per praticità, semplicità e integrazione con le piattaforme aziendali. Di seguito i cinque migliori software per videoconferenze del 2022.

Microsoft Teams è l’hub della suite Office365 e si conferma il sistema di videoconferenza professionale più utilizzato al mondo, con oltre 20 milioni di visite giornaliere. Teams racchiude, oltre alla videoconferenza, altre funzioni: messaggistica, meeting, chiamate, collaborazione sui documenti e gestione del proprio lavoro in una singola app. Una vera e propria piattaforma per le collaborazione aziendale.

I punti di forza di Microsoft Teams sono i seguenti:

1.  È raggiungibile da tutti i dispositivi.
2.  È sicuro in quanto utilizza strumenti in grado di proteggere dati, informazioni e privacy degli utenti.
3.  È stato immaginato per favorire la connessione in mobilità e, quindi, consentire e facilitare il lavoro fuori sede.

Il sistema di videoconferenza originale viene sempre più potenziato ed integrato con le sale riunioni dotate di tecnologia web per renderle maggiormente efficienti e per rispondere alle diverse esigenze dei team di lavoro. Inoltre, per superare le differenze linguistiche è prevista la possibilità di inserire dei sottotitoli, un modo per coinvolgere tutti i partecipanti alla discussione.

Inoltre, Microsoft, con Teams, ha creato una tecnologia che permette ai dispositivi Microsoft Teams Rooms di connettersi ai servizi meeting di altri fornitori tramite tecnologie basate su browser e, collaborando con Cisco e Zoom, ha consentito la partecipazione diretta degli ospiti su questi sistemi, utilizzando i propri dispositivi di videoconferenza.

Google Meet è una piattaforma di videoconferenze creata per consentire a decine di persone di partecipare alla stessa riunione virtuale e di comunicare o condividere file tra loro da qualsiasi luogo purché dotato di un accesso a Internet.

Si tratta di un sistema di videoconferenza che permette di comunicare con colleghi che lavorano da remoto e, al pari delle soluzioni business illustrate in precedenza, consente una certa flessibilità nella gestione dei flussi audio e video durante il meeting.

La suite per videoconferenze di Google permette di programmare le riunioni con Google Calendar e consente la condivisione dello schermo e la condivisione desktop durante il meeting. Garantisce, inoltre, la massima mobilità poiché tutte le riunioni vengono sincronizzate su ogni dispositivo e possono iniziare da desktop e concludersi su smartphone o tablet.

Di seguito alcune delle caratteristiche principali e dei punti di forza di Google Meet:

1. semplicità di utilizzo e interfaccia user-friendly;
2. integrazione con i servizi G Suite;
3. massima sicurezza (le riunioni video sono criptate);
4. compatibilità multipiattaforma;
5.  possibilità di utilizzare i sottotitoli;
6.  invio di messaggi in chat ai partecipanti;
7.  scalabilità della piattaforma (può essere utilizzata tanto da piccoli gruppi di lavoro che da grandi aziende, università e scuole).

E se ciò non bastasse Meet si inserisce all’interno di un pacchetto completo per la collaborazione aziendale: Workspace. Infatti, in partnership con Google, è disponibile sul sito di TIM Business la soluzione Workspace TIM Edition con tutti gli strumenti necessari alle imprese, videoconferenze in HD comprese. L’offerta prevede diversi abbonamenti, sia mensili che annuali, pensati per rispondere alle diverse esigenze e adattabili a tutte le tipologie di business. 

Zoom è un’applicazione molto versatile e potente perché è in grado di gestire, oltre al tradizionale sistema di videoconferenza, un numero consistente di utenti. Con la funzione Enterprise si possono, infatti, coinvolgere fino a mille partecipanti in modalità “view-only” per i webinar, ma c’è anche la possibilità di coinvolgere gratuitamente fino a cento partecipanti nei meeting online.

La doppia possibilità offerta da Zoom rende l’applicazione, fra i sistemi di videoconferenza sul mercato, decisamente interessante non soltanto per le condivisioni fra i team, ma anche per la visione di eventi che non richiedono la stessa interattività di una riunione, nella quale si scambiano le informazioni, ma che necessitano di un elevato numero di partecipanti.

Zoom dispone di un’interfaccia unica e semplice integrata con altri pacchetti applicativi professionali disponibili sul mercato. Come per i sistemi di videoconferenza illustrati in precedenza, Zoom permette:

1. La condivisione dello schermo.
2. La registrazione online dell’evento.
3. La chat fra i partecipanti.

Zoom si può acquistare con un sistema di pagamento strutturato in pacchetti, con costi fra loro differenziati e graduali a seconda delle necessità e in base al numero degli utenti richiesti.

WebEx Meeting Center di Cisco è un software che, sfruttando il browser, permette di organizzare facilmente delle conferenze online. Con questo sistema di videoconferenza è possibile condividere documenti, desktop e applicazioni quali presentazioni, animazioni, audio e video; permette inoltre di effettuare assemblee, riunioni, eventi e video training online.

Oltre all’opzione Meeting Center, inventata per gestire riunioni virtuali, esistono altri programmi WebEx che si occupano rispettivamente di:

 Organizzare e gestire eventi (WebEx eventi).

 Organizzare corsi di formazione per gli utenti (WebEx training center).

 Supportare le aziende (WebEx support center).

WebEx ha diversi punti di forza:

1. Flessibilità: adattabile ad ogni stile di lavoro.
2. Inclusività: stessa esperienza per tutti, indipendentemente dalla posizione geografica, lingua o stile di comunicazione.
3. Sicurezza: sicuro da qualsiasi minaccia, indipendentemente da dove si lavora.

Dispone, inoltre, di un sistema video di altissima qualità e del programma meeting audio, che consente di usare chat, visualizzare presentazioni, applicazioni e il desktop PC. Un interessante vantaggio per il suo utilizzo è dato dal fatto che non tutti gli utenti devono essere abbonati a WebEx, ma è possibile con un solo abbonamento tramite Edge coinvolgere nel meeting altri utenti.

Workplace è un’applicazione made in Facebook, che di fatto replica le funzionalità presenti sul Social Network ma con un taglio prettamente aziendale. Si tratta quindi di uno strumento che dal 2017 coniuga le esigenze aziendali di collaborazione tra più dipendenti con un social network largamente diffuso.

Workplace è prevalentemente orientata al segmento business. La chat interna è il fulcro dell’applicazione e consente di comunicare con il team di lavoro per iscritto o con semplice e intuitivo sistema di videoconferenza.

Facebook Workplace è specialmente utile per:

1. Riunire più progetti.
2. Restare in contatto con i collaboratori.
3. Condividere file di qualunque peso ed estensione.
4. Avere accesso ad un report costante sui lavori.

Si possono creare gruppi relativi a sedi decentrate dell’azienda o a team di smart worker, ma anche un gruppo per ogni cliente o lavoro da gestire, inserendo al suo interno le persone che hanno a che fare con un determinato progetto.

È un’applicazione orientata alle aziende: si possono creare eventi sincronizzabili con i principali calendari ed è disponibile in una comoda versione app che si può installare sui dispositivi mobili.

Possiamo dire, infine, che i sistemi di videoconferenza attuali sono pensati per venire incontro a ogni tipo di esigenza lavorativa professionale di aziende a privati. In questo modo è possibile migliorare la collaborazione aziendale da remoto e andare verso una corretta gestione lavorativa.