La gestione dei metadati è probabilmente il processo più trascurato dell’intero sistema di gestione e di governance dei dati. Ciò è in gran parte dovuto al basso livello di maturità con cui spesso, ancora oggi, viene affrontata la definizione e l’implementazione di un programma di document recognition.

La document recognition è una componente decisiva di qualsiasi avanzato sistema di gestione dei metadati perché permette il riconoscimento intelligente dei documenti e consente di estrarre reale valore dai dati. Ha tre funzionalità principali.

1. La document recognition consente la classificazione dei metadati. Il riconoscimento intelligente dei documenti interpreta il contenuto e i modelli dei documenti, cartacei ed elettronici, per identificarne automaticamente il tipo e determinarne l’inizio e la fine. Ad esempio, attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è possibile processare un intero documento per acquisire informazioni e confrontarle con i dati archiviati di documenti già noti.
2. La document recognition consente l’estrazione di metadati. Una volta classificato un documento, il riconoscimento intelligente dei documenti estrae automaticamente i dati importanti e crea le informazioni necessarie sia per avviare determinati processi aziendali sia per riempire il database a disposizione di una serie di altre applicazioni, come per esempio i sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e dei contenuti aziendali (ECM).
3. La document recognition consente il rilascio di metadati. Le soluzioni intelligenti di riconoscimento dei documenti esportano automaticamente dati e immagini (come PDF ricercabili) all’interno di un processo o flusso di lavoro aziendale o di qualsiasi sistema a valle. Queste informazioni sono immediatamente disponibili per l’uso: possono essere impiegate in tempo reale per ottenere insight su operazioni e clienti o per consentire ai lavoratori di agire rapidamente.

I metadati organizzano e tracciano l’intero ciclo di vita digitale delle informazioni aziendali, incluse quelle che riguardano processi, procedure e utenti, e forniscono una traccia di controllo che si rivela preziosa per la tua azienda. La document recognition, semplificando la gestione dei metadati, produce notevoli vantaggi.

Più velocità e meno errori.

Una moderna soluzione di document recognition riduce considerevolmente i tempi di elaborazione di un documento. Semplificando o rimuovendo i processi manuali diminuiscono inoltre sensibilmente le probabilità di errore umano: le persone potranno così concentrarsi sulle loro competenze chiave e su attività a valore aggiunto, con un aumento della produttività.

Costi ridotti.

Oltre ai costi legati al personale, la document recognition permette di ridurre anche i costi connessi ad altre aree aziendali, per esempio quelli legati alla stampa, alle spese di spedizione, all’acquisto e al consumo di materiali come la carta, alla manutenzione per le apparecchiature per ufficio, alla liberazione di spazio prezioso prima riservato all’archiviazione fisica di documenti cartacei. Per non parlare delle minori perdite, non solo economiche ma anche di know-how, conseguenti allo smarrimento di documenti importanti.

Minor impatto ambientale.

Se la riduzione del consumo di carta ha un effetto positivo sull’ambiente facilmente misurabile, la document recognition può contribuire anche ad altre pratiche ecosostenibili, come la diminuzione delle emissioni di gas di scarico dovuta alla riduzione del traffico su strada o l’uso limitato dei climatizzatori nelle più circoscritte aree fisiche di archiviazione dei documenti.

Disponibilità e sicurezza.

Con la document recognition tutti i documenti sono disponibili con pochi clic, per tutti coloro che ne hanno bisogno, ed è più semplice implementare misure per un accesso controllato.

Il valore della document recognition risiede nella possibilità di classificare e organizzare i metadati in modo più efficiente e di fornire informazioni di qualità superiore sulle azioni presenti e future.