Per molte delle PMI e delle partite IVA che hanno dovuto obbligatoriamente passare dalla fattura cartacea a quella digitale, la ricerca sui motori di ricerca sarà probabilmente stata “SERVIZIO FATTURAZIONE ELETTRONICA”, magari con l’aggiunta di “GRATIS”. Molti di loro, piccole realtà se non addirittura liberi professionisti, hanno dovuto scegliere tra appoggiarsi al proprio commercialista o fare tutto in autonomia.

La data ultima del 1° gennaio 2019 è lontana ormai e chi doveva passare alla fattura elettronica lo ha già fatto. Ci sono però nuove imprese che nascono proprio ora o altre che pur avendo sottoscritto un contratto per un servizio di fattura digitale vogliono cambiarlo.

Come per tutte le cose, nessuno regala niente, ed è importante valutare con attenzione la bontà delle soluzioni proposte (sono sicure? sono complete? nel servizio è compresa anche la conservazione digitale, obbligatoria per 10 anni? quanto spesso si verificano casi di bug? in caso di necessità, c’è un servizio di assistenza valido? etc.).

Ricordiamo che la procedura di emissione della fatturazione elettronica è costituita da una serie di passaggi delicati e complessi:

• Produzione della fattura in formato file XML;
• Verifica del documento e firma digitale;
• Trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI);
• Recapito del documento dal Sistema di Interscambio (SdI) al destinatario;
• Archiviazione elettronica;
• Conservazione a norma di legge in formato digitale.

È quindi meglio controllare punto per punto cosa acquistiamo prima di sottoscrivere il servizio: il processo della fatturazione elettronica è tracciato dall’inizio alla fine e comporta sanzioni salate nel caso di ritardato, omesso o insufficiente versamento.

Assieme alla notizia dell’obbligatorietà di emettere fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2019, si è anche aperta la “lotta” tra le piccole, medie e grandi software house. Solo le multinazionali e le multi-business hanno scelto la soluzione in-house, vista la significativa mole di documenti, in grado di giustificare e ripagare nel breve-medio termine un investimento consistente.

Le PMI e i Liberi professionisti scelgono l’outsourcing, affidando il processo di fatturazione digitale ad un soggetto terzo. Queste le diverse tipologie di servizi in 3 macro-gruppi, a seconda delle proposte:

1. Il primo gruppo è quello che offre solo la gestione delle fatture elettroniche, con un numero massimo di fatture annue, ideale per chi ha un sistema di fatturazione limitato (artigiani, piccole PMI e Partite IVA) e con un gestionale basic;
2. Il secondo si occupa sia della gestione, sia della conservazione delle fatture (numero illimitato);
3. Infine il terzo, quello più completo, integra fatturazione digitale e conservazione con il gestionale pre-esistente o fornisce il gestionale ex-novo se necessario, magari anche con la gestione vendite e acquisti e la gestione magazzino.

A corollario, si possono poi scegliere servizi aggiuntivi più evoluti come la gestione anagrafica clienti, l’impostazione di diversi regimi fiscali, analisi vendite, etc.

Da 0 a 25 euro all’anno per esigenze base fino ad alcune migliaia di euro per fare e conservare decine di migliaia di fatture l’anno, ce n’è per tutte le tasche e le necessità.

Oltre alle software house ci sono anche le Banche, gli Operatori telefonici e i Service Provider, come TIM, Aruba e Vodafone. Le Banche, fornendo un servizio di fatturazione elettronica, si tengono stretti anche i conti correnti dei propri clienti, consolidandone la fidelizzazione. Gli Operatori telefonici e i Service provider propongono spesso ai propri clienti interessanti soluzioni in bundle, magari unendo traffico fisso/mobile/dati con soluzioni di fatturazione digitale di partner.