Gestire i documenti non strutturati rappresenta il principale trend con cui devono fare i conti tutte le organizzazioni che si trovano oggi ad affrontare le criticità legate a un data management sempre più complesso. E sta diventando sempre più centrale per le imprese di qualsiasi dimensione e settore. Secondo le proiezioni di IDC, infatti, entro il 2025 l’80% dei dati mondiali non sarà strutturato.

È inoltre un trend che si affianca ad altri complementari, come l’utilizzo sistematico delle informazioni disponibili per effettuare analisi avanzate e la creazione di un tipo di conoscenza che sia rilevante e praticabile per le specifiche esigenze aziendali.

Queste tendenze hanno tutte un elemento comune: l’applicazione di tecniche per indicizzare i dati.

I dati non strutturati sono tutti quei dati che non rientrano o non appartengono a un database e che forniscono un tipo di informazione qualitativa. Gli archivi in cui sono raccolti e organizzati i documenti destrutturati sono costituiti da testo e da altri formati, inclusi foto e audio, come per esempio:

• file di testo (e-mail, fogli di calcolo e presentazioni),

• dati da mobile come messaggi SMS,

• contenuti multimediali (foto, video e file audio),

• dati scientifici (dati atmosferici o studi e report accademici),

• video e foto di sorveglianza digitale.

Ma la nuova ondata di dati non strutturati proviene sempre più da fonti esterne all’organizzazione, solitamente nella forma di contenuti postati e condivisi sui social media, di dati provenienti da dispositivi “intelligenti” IoT, di dati geografici, di query sui motori di ricerca e molte altre.

A causa di questa varietà e complessità la gestione dei documenti destrutturati è estremamente impegnativa e costosa. I dati non strutturati non possono essere facilmente archiviati in un database e hanno attributi che li rendono difficili da cercare, modificare e analizzare.

Le organizzazioni che vogliono sfruttare l’immenso patrimonio informativo incorporato in questi dati si stanno orientando su nuove soluzioni tecnologiche pensate per migliorare la raccolta e l’organizzazione dei dati. L’impresa ha bisogno oggi di strumenti che siano in grado di indicizzare, interpretare creativamente ed estrarre valore dai documenti destrutturati.

Il lavoro di squadra e la condivisione di documenti e informazioni sono elementi fondamentali di un’efficiente gestione delle attività di qualsiasi azienda. E un sistema di gestione documentale efficace fornisce da questo punto di vista un supporto essenziale alle imprese, impattando sulla produttività e l’efficienza dei dipendenti.

Un sistema di gestione documentale, infatti, centralizza le informazioni aziendali, permette di evitare duplicati e semplifica l’attuazione delle policy di sicurezza, creando le condizioni per una piena e flessibile condivisione dei documenti. In questo modo l'azienda può utilizzare tutte le informazioni disponibili, conservare il proprio know-how e ottimizzare i propri processi interni.

Momento fondante di ogni sistema di gestione documentale è l’indicizzazione dei documenti.

L’indicizzazione dei documenti digitali o digitalizzati è quell’area dell’informatica e della scienza dell’informazione che utilizza software e metodi automatizzati per raggiungere tre importanti obiettivi, in tempi rapidi e con costi contenuti:

• organizzare raccolte di documenti anche molto vaste e articolate

• semplificare la ricerca di contenuti all’interno di quelle stesse raccolte

• archiviare in modo organizzato i dati per poterli più facilmente visualizzare e usare

L’indicizzazione e l’elaborazione dei documenti destrutturati possono aumentare la competitività di un'organizzazione, migliorare l'esperienza del cliente e fornire informazioni più significative su varie attività aziendali. L’elaborazione intelligente dei documenti consente di ottenere una serie di importanti vantaggi:

• ottimizzazione dei costi

• prevenzione degli errori

• produttività incrementata

• integrazione dati ottimizzata.

Il patrimonio di informazioni di un’azienda rappresenta uno dei suoi asset più importanti. Per questo motivo i sistemi che gestiscono questo patrimonio sono al centro di trend destinati ad assumere sempre maggiore rilevanza e fanno ormai parte parte integrante dei processi strategici e di business.